Shadow AI es el uso de herramientas de IA en el trabajo sin que la empresa las haya aprobado ni sepa que se usan. Una parte grande de los empleados ya lo hace, con cuentas personales y datos de la empresa. Lo que funciona no es prohibirlo: es una política de uso escrita, una herramienta corporativa y seis horas de formación.
Este artículo es para gerentes y responsables de equipo que sospechan, o saben, que su gente usa ChatGPT desde el móvil para redactar correos, resumir contratos o preparar propuestas. También para quien ha prohibido la IA por escrito y quiere saber por qué eso no ha cambiado nada.
Vas a encontrar la cifra de uso que publica Microsoft, los cuatro riesgos con su artículo del reglamento, lo que debe incluir una política de uso, cómo elegir la herramienta corporativa y un plan de 30 días. Es la situación que encontramos al empezar cualquier programa de formación en IA in-company: la IA ya está dentro, solo que nadie la ha mirado.
¿Qué es el shadow AI y cuánto se usa de verdad?
Shadow AI es la IA que el equipo usa por su cuenta: una cuenta gratuita de ChatGPT, Gemini en el móvil personal, una extensión del navegador que resume reuniones. No pasa por informática ni por dirección, no tiene contrato con la empresa y nadie sabe qué datos han entrado en ella. Es el equivalente, para la IA, de lo que fue el shadow IT con Dropbox y WhatsApp.
La medida más amplia la publica Microsoft. En su Work Trend Index 2024 (en inglés), una encuesta a 31.000 trabajadores del conocimiento en 31 países, el 75 % declaraba usar IA en el trabajo y el 78 % de quienes la usaban llevaba sus propias herramientas, un porcentaje que subía al 80 % en pequeñas y medianas empresas. El 52 % de los usuarios prefería no reconocer que la usaba en sus tareas más importantes.
Dos matices. La cifra es de 2024 y la adopción ha seguido subiendo, así que el uso real en tu empresa es probablemente mayor. Y es una encuesta de un proveedor que vende Copilot: la citamos como la mejor medición disponible, publicada por quien tiene interés en el resultado. La conclusión que no depende del porcentaje exacto es esta: si no has dado una herramienta a tu equipo, tu equipo ya tiene una.
¿Qué riesgos tiene que tu equipo use IA sin permiso?
Cuatro: datos personales que salen de la empresa sin contrato ni control, información confidencial que puede acabar entrenando modelos de terceros, textos y código con problemas de propiedad intelectual, y resultados con errores que nadie revisa porque nadie sabe que vienen de una IA. Los cuatro tienen el mismo origen: la herramienta no es de la empresa, así que la empresa no puede configurarla, auditarla ni formar en ella.
| Riesgo | Qué pasa en la práctica | Norma que toca | Cómo se evita |
|---|---|---|---|
| Datos personales | Un comercial pega el historial de un cliente en una cuenta gratuita para redactar una propuesta | RGPD: encargado del tratamiento (art. 28), seguridad (art. 32), notificación de brechas (art. 33) | Herramienta de empresa con contrato de tratamiento; lista de datos que no entran |
| Confidencialidad | Un contrato, un plan comercial o un precio de coste entran en un servicio cuyas condiciones permiten usar el texto para entrenar | Secretos empresariales, cláusulas de confidencialidad con clientes | Versión de empresa con exclusión de entrenamiento; clasificación simple de documentos |
| Propiedad intelectual | Se publica un texto o se entrega código generado sin saber de dónde viene ni quién responde | Derechos de autor; contratos con clientes que exigen originalidad | Revisión humana; atribución interna de qué se generó con IA |
| Calidad | Una cifra inventada llega a una oferta, una cláusula mal resumida a una negociación | AI Act: alfabetización del personal (art. 4) | Control de calidad del output; formación en verificación |
El riesgo de datos es el más concreto porque tiene artículos. El Reglamento General de Protección de Datos exige que quien trata datos personales por cuenta de la empresa lo haga con un contrato que fije instrucciones, confidencialidad y medidas de seguridad (artículo 28), y que una brecha se notifique a la autoridad de control en 72 horas (artículo 33). Una cuenta gratuita abierta por un empleado no tiene contrato de tratamiento con tu empresa, y si los datos de un cliente acaban donde no debían, la responsable es la empresa.
El riesgo de calidad es el más frecuente y el menos visible. Un modelo de lenguaje produce una cifra inventada con la misma fluidez que una correcta, y quien no sabe que un texto viene de una IA no lo revisa como tal. Lo tratamos aparte en control de calidad del output.
El riesgo legal no termina en el RGPD. El artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689, el AI Act, obliga a las empresas que usan sistemas de IA a asegurar un nivel suficiente de alfabetización en IA de su personal, desde el 2 de febrero de 2025 y con supervisión de las autoridades nacionales desde el 2 de agosto de 2026. Una empresa cuyo equipo usa IA a escondidas y sin formación incumple esa obligación aunque crea que «no usa IA».
¿Por qué prohibir la IA no funciona?
Porque la prohibición no elimina el uso: lo traslada al móvil personal, donde la empresa tiene aún menos control, y lo convierte en algo que se esconde. El dato de Microsoft de que más de la mitad de los usuarios prefería no reconocer su uso describe ese efecto. Una norma que la gente incumple en silencio es peor que ninguna, porque da a dirección la sensación de que el problema está resuelto.
Las personas usan IA porque les ahorra tiempo en tareas que nadie les ha quitado: redactar, resumir, traducir, ordenar. Prohibir la herramienta sin quitar la tarea es pedir que trabajen más despacio por lealtad a una norma que no entienden.
El Work Trend Index que citábamos recoge otra cifra de la misma encuesta: el 60 % de los directivos reconocía que su organización carecía de un plan y una visión para implantar la IA (Microsoft, Work Trend Index 2024, en inglés). El shadow AI es lo que pasa cuando el equipo va por delante de ese plan. La respuesta no es frenar al equipo; es escribir el plan.
La única prohibición que funciona es la de datos, no la de herramientas. «No se meten datos de clientes, de empleados ni de salud en ninguna IA que no sea la de la empresa» se explica en un minuto y se puede comprobar. «Está prohibido usar ChatGPT» no se puede comprobar y se incumple a la primera entrega urgente.
¿Qué debe incluir una política de uso de IA?
Una política de uso de IA es un documento de una o dos páginas que dice qué herramientas están aprobadas, qué datos no entran en ninguna, quién revisa lo que la IA produce antes de que salga de la empresa y cómo se pide una herramienta nueva. Se redacta con el equipo y se firma. Es la evidencia que te pedirían por el artículo 4 del AI Act.
Los ocho puntos que incluimos cuando la redactamos en una sesión de alfabetización:
- Herramientas aprobadas, con la versión exacta (de empresa, no gratuita) y quién administra las cuentas.
- Datos que no entran en ninguna IA: datos personales de clientes y empleados, datos de salud, credenciales, información financiera no publicada, contratos y precios de coste.
- Datos que sí entran en la herramienta aprobada, con contrato de tratamiento: textos propios, documentos internos no confidenciales, datos agregados.
- Revisión humana antes de que un resultado llegue a un cliente, a un proveedor o a la web, con quién revisa qué.
- Verificación de cifras, citas y fechas contra su fuente, siempre.
- Registro de qué herramientas usa cada equipo y para qué, revisado cada seis meses.
- Cómo pedir una herramienta nueva: a quién, qué se mira (condiciones de datos, dónde se alojan, si entrena con tus textos) y en cuánto tiempo se responde.
- Qué pasa si se incumple: primero formación, después medidas; nunca sanción por usar IA, sí por sacar datos que no debían salir.
El punto siete es el que mantiene viva la política. Si pedir una herramienta nueva tarda tres meses, la gente vuelve a la sombra; si tarda una semana y la respuesta explica el porqué, la política se cumple. Lo que exige y lo que no la norma sobre este documento está en AI Act y formación obligatoria.
¿Qué herramienta corporativa elegir para sacar la IA de la sombra?
La que ya vive donde están tus documentos y tu correo, en su versión de empresa. Si la empresa trabaja en Microsoft 365, Copilot; si trabaja en Google Workspace, Gemini; si no está en ninguno de los dos, ChatGPT o Claude en su plan de empresa. La versión de empresa es la que permite administrar cuentas, firmar un contrato de tratamiento y configurar que tus datos no se usen para entrenar modelos.
La diferencia con la cuenta gratuita no es la calidad de las respuestas, que es parecida, sino tres cosas: un administrador que da y quita acceso, condiciones contractuales sobre los datos y controles sobre qué información puede ver la herramienta. La documentación de Microsoft 365 Copilot describe, por ejemplo, que el asistente respeta los permisos que cada persona ya tiene sobre los documentos: no puede resumir lo que esa persona no podría abrir. Una cuenta personal no da esa clase de control.
El coste de las licencias está en la web de cada proveedor y cambia según el plan y el número de usuarios; no lo damos aquí porque se desactualiza en meses. Antes de pagar licencias para todo el mundo, cuenta quién usa ya IA cada semana y empieza por esas personas. Cómo decidir entre los tres entornos, y cuándo tiene sentido Claude, lo explicamos en elegir herramienta por entorno.
Cuándo no hace falta comprar licencias: si menos de cinco personas usan IA con regularidad y manejan textos propios sin datos personales, basta con la política y una cuenta de empresa bien configurada. Lo que no vale es la cuenta gratuita de cada uno con la política pegada en la pared.
¿Qué formación hace falta y cuánto cuesta?
Seis horas para toda la plantilla, en dos sesiones, con la política de uso redactada dentro del curso. Es el formato de nuestro curso de alfabetización: qué es la IA que ya usan, qué puede salir mal con datos, alucinaciones y propiedad intelectual, el AI Act en una página, el taller de la política y cómo comprobar lo que produce una IA. Cuesta desde 990 € por grupo de hasta doce personas y es bonificable.
FUNDAE cubre hasta 13 € por hora y participante en aula virtual o presencial: para un grupo de doce en seis horas, hasta 936 €, y el coste neto queda cerca de cero si hay crédito. De la sesión salen el registro de formación y la política firmada, los dos documentos que se enseñan si alguien pregunta por el artículo 4.
La formación hace algo que la herramienta y la política no hacen: después de ver qué pasa con un dato cuando entra en una cuenta gratuita, la gente deja de esconder el uso y empieza a preguntar. Ese cambio es el que convierte el shadow AI en IA de la empresa, y es el segundo paso de la secuencia que explicamos en IA para marketing en pymes: qué funciona y qué no.
¿Cómo convertir el shadow AI en una ventaja en 30 días?
Con cuatro semanas y un orden: medir, escribir, dar una herramienta, formar. El shadow AI es una señal de que el equipo quiere trabajar con IA. La empresa que lo trata como una falta pierde esa energía; la que lo ordena en un mes se queda con un equipo que ya sabe para qué sirve y una lista de usos reales que ningún proveedor le habría dado.
| Semana | Qué se hace | Quién | Qué sale |
|---|---|---|---|
| 1 | Encuesta anónima de tres preguntas: qué herramientas, para qué, con qué datos | Dirección o RR. HH. | Lista de usos reales y de herramientas en uso |
| 2 | Borrador de la política de uso con los ocho puntos, revisado con dos personas de cada equipo | Dirección y un responsable por equipo | Política en una o dos páginas |
| 3 | Alta de la herramienta de empresa para quienes ya usan IA cada semana; contrato de tratamiento firmado | Administración o informática | Cuentas administradas, datos bajo contrato |
| 4 | Sesión de alfabetización de seis horas con la política dentro; firma; registro de formación | Toda la plantilla | Política firmada, registro, equipo que pregunta en vez de esconder |
A los 60 días se repite la encuesta. Si las herramientas que aparecen son las aprobadas y los usos han crecido, ha funcionado. Si siguen apareciendo cuentas personales, el problema suele estar en el punto siete: pedir una herramienta nueva es demasiado lento o nadie responde.
Lo que no recomendamos: bloquear los dominios de IA en la red de la oficina como primera medida. Se salta con el móvil en diez segundos y dice al equipo que la empresa prefiere no ver el problema. El bloqueo tiene sentido después, solo para herramientas que no han pasado la revisión del punto siete.
Seguimos este tema en todos los artículos de IA para marketing.
Preguntas frecuentes
¿Puedo saber qué herramientas de IA usa mi equipo sin preguntar?
Informática puede ver los dominios a los que se conecta la red de la oficina, pero no lo que pasa en los móviles personales ni en el teletrabajo, donde está la mayor parte del uso. La encuesta anónima sin castigo da una foto más completa y dice para qué se usa, que es lo que necesitas para la política.
¿Es ilegal que un empleado use ChatGPT gratuito para trabajar?
Usar la herramienta, no. Meter en ella datos personales de clientes o empleados sin que exista un contrato de tratamiento con el proveedor sí es un problema para la empresa bajo el RGPD, y la responsable es la empresa. Por eso la política prohíbe datos, no herramientas.
¿Qué hago si descubro que ya han salido datos de clientes?
Documenta qué datos, cuándo y a qué servicio, y consulta con tu delegado de protección de datos o tu asesor legal si procede notificar a la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de 72 horas que fija el artículo 33 del RGPD. Después, política, herramienta y formación en ese orden, porque sin ellas volverá a pasar.
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Elena lleva la formación en IA en We Love SEO: prepara los programas para equipos, sobre procesos reales y no sobre ejercicios de manual. Más sobre ella en el equipo.
