Sí, formar al equipo en IA es obligatorio. El artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689 exige a cualquier empresa que use sistemas de IA un nivel suficiente de alfabetización de su personal, desde el 2 de febrero de 2025, con supervisión nacional desde el 2 de agosto de 2026. No exige certificado, examen ni horas mínimas: exige medidas proporcionadas y poder demostrarlas.
Este artículo es para quien dirige una pyme, lleva recursos humanos o administración y ha oído «el AI Act obliga a formar» sin que nadie le haya enseñado el texto: qué dice el artículo, a quién afecta, lo que no pide aunque te lo vendan, los dos documentos que demuestran el cumplimiento, un esquema de política de uso y cómo pagarlo con FUNDAE.
Lo escribo ahora porque la supervisión está activa desde agosto de 2026 y porque la obligación coincide con lo que una pyme necesita de todos modos para que la IA le rente: que la plantilla sepa qué herramienta usar, qué datos no meter y cómo comprobar el resultado. Nuestra formación en IA alineada con el AI Act son seis horas con eso dentro, y con el registro y la política hechos al salir.
¿Qué dice el artículo 4 del AI Act sobre la formación en IA?
Dice que proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA «adoptarán medidas para garantizar, en la mayor medida posible, un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA de su personal», teniendo en cuenta sus conocimientos técnicos, experiencia, educación y formación, el contexto de uso y las personas sobre las que se usan los sistemas. Es una obligación de medios, no de resultado.
El texto completo está en el artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689, y la definición de alfabetización en el artículo 3, punto 56: las capacidades, conocimientos y comprensión que permiten usar sistemas de IA con conocimiento de causa y tomar conciencia de sus oportunidades, riesgos y posibles perjuicios. No habla de programar ni de entender modelos; habla de usar con criterio.
«Responsable del despliegue» es el término del reglamento para quien usa un sistema de IA bajo su autoridad en una actividad profesional. Una pyme que usa ChatGPT, Copilot o Gemini para redactar propuestas es responsable del despliegue de esos sistemas, igual que lo es una clínica con un asistente de citas o una tienda con un recomendador. No hace falta desarrollar nada ni usar IA de alto riesgo.
Tres expresiones marcan el alcance. «En la mayor medida posible» y «nivel suficiente»: esfuerzo razonable, no perfección. «Teniendo en cuenta sus conocimientos»: la medida es distinta para quien resume correos y para quien configura un agente. «Las personas sobre las que se van a utilizar»: quien usa IA con pacientes, menores o candidatos a un empleo asume más riesgo y necesita más formación.
Un matiz de 2026: el paquete Ómnibus digital de la Unión Europea retocó la redacción del artículo hacia «adoptar medidas para apoyar el desarrollo» de la alfabetización, con apoyo de la Comisión y los Estados. La obligación sigue siendo de la empresa; cambia el verbo, no el sujeto. Antes de tomar la redacción de este artículo como literal, comprueba la versión consolidada en EUR-Lex.
¿A quién obliga y desde cuándo?
A cualquier empresa u organización que use sistemas de IA en su actividad, sin umbral de tamaño ni de sector, y a quien los desarrolla o distribuye. Desde el 2 de febrero de 2025. Desde el 2 de agosto de 2026, las autoridades nacionales (en España, la AESIA) supervisan el cumplimiento. Basta usar un asistente generativo en el trabajo para estar dentro.
| Fecha | Qué pasa | Qué significa para una pyme |
|---|---|---|
| 1 de agosto de 2024 | Entra en vigor el Reglamento (UE) 2024/1689 | Nada que hacer todavía |
| 2 de febrero de 2025 | Se aplican los capítulos I y II: artículo 4 (alfabetización) y artículo 5 (prácticas prohibidas) | Desde este día la formación es obligatoria |
| 2 de agosto de 2026 | Aplicación general del reglamento; autoridades nacionales operativas | La AESIA puede pedir evidencias y actuar |
| 2 de agosto de 2027 | Plazo ampliado para sistemas de alto riesgo integrados en productos regulados | Afecta a fabricantes; no cambia el artículo 4 |
El calendario está en el artículo 113 del mismo reglamento. El artículo 4 entró en la primera tanda, junto a las prácticas prohibidas: el legislador quiso que la gente supiera usar la IA antes de regular los sistemas en detalle.
A quién incluye dentro de la empresa: a la plantilla y a «otras personas que se encarguen en su nombre del funcionamiento y la utilización» de los sistemas. Es decir, también a colaboradores externos y autónomos que usan la IA de la empresa o en nombre de la empresa. El criterio es quién opera el sistema, no qué contrato tiene.
A quién no obliga: a quien usa IA solo en su vida personal y a las empresas donde nadie la usa en el trabajo. La segunda categoría es más pequeña de lo que parece. Antes de concluir que no te afecta, pregunta al equipo qué herramientas tiene abiertas en el navegador. Lo tratamos en shadow AI: el 54 % usa IA sin permiso.
¿Qué no exige el AI Act?
No exige un certificado, un examen, un número mínimo de horas, un temario oficial, un proveedor homologado ni un responsable de IA en plantilla. Exige que las medidas sean proporcionadas al conocimiento previo de cada persona y al contexto en que usa la IA. Una administrativa que resume correos con Copilot y un técnico que configura un agente necesitan cosas distintas.
| Lo que se oye | Lo que dice el reglamento |
|---|---|
| «Hace falta un certificado oficial» | No. No hay certificación prevista para el artículo 4; la Comisión Europea lo ha dicho en sus preguntas frecuentes. Un certificado del proveedor sirve como evidencia, no como requisito |
| «Hay un mínimo de horas» | No. El reglamento no fija horas; fija «nivel suficiente» y proporcionalidad |
| «Solo si usas IA de alto riesgo» | No. El artículo 4 se aplica a todos los sistemas de IA que use la empresa |
| «Solo para grandes empresas» | No. No hay umbral de tamaño |
| «Con un PDF enviado por correo basta» | Dudoso. La medida tiene que ser proporcionada y demostrable; un correo sin registro de lectura ni contenido adaptado es difícil de defender |
| «Hay multas de hasta 35 millones» | No por el artículo 4. El artículo 99, que fija las multas, no lo incluye; las autoridades pueden adoptar otras medidas proporcionadas |
| «Con formar una vez ya está» | No fijado. Si entra una herramienta o una persona nueva, la alfabetización anterior no la cubre |
Que no haya certificado ni horas mínimas es una ventaja y un riesgo. Ventaja porque una pyme puede cumplir con seis horas bien diseñadas y dos documentos. Riesgo porque hay quien vende «certificación AI Act» como si existiera un sello oficial. Lo que pide el reglamento es que puedas explicar qué hiciste, para quién y por qué era suficiente.
¿Cómo se demuestra que has cumplido?
Con dos documentos. Un registro de formación que diga quién se formó, cuándo, en qué, cuántas horas y con quién. Y una política de uso de IA que diga qué herramientas están aprobadas, qué datos no entran y quién revisa qué. Si alguien pregunta, son los dos papeles que se enseñan, y se actualizan cuando entra una persona o una herramienta nueva.
El registro es una tabla, no un expediente. Una fila por persona y acción formativa: nombre, puesto, fecha, título, horas, contenidos en tres líneas, formador o proveedor, material entregado y resultado del test inicial y final si lo hubo. Se añade una fila en cada incorporación.
La política de uso es el documento que convierte la formación en conducta. Este es el esquema que usamos como punto de partida, con una línea por sección; cada empresa lo adapta a sus herramientas, sus datos y su sector.
| Sección | Qué contiene |
|---|---|
| 1. Objeto y alcance | A quién aplica (plantilla, colaboradores externos) y a qué herramientas de IA, incluidas las integradas en el software que ya se usa |
| 2. Herramientas aprobadas | Lista de asistentes y versiones de empresa autorizadas, y cómo se pide la aprobación de una nueva |
| 3. Datos que no entran | Datos personales de clientes y empleados, datos de salud, credenciales, información confidencial propia o de terceros bajo acuerdo de confidencialidad |
| 4. Usos permitidos y prohibidos | Redactar, resumir, analizar y programar, sí; decisiones sobre personas sin revisión humana, no |
| 5. Revisión humana | Todo lo que sale al cliente o se usa para decidir lo revisa una persona; quién, en cada equipo |
| 6. Transparencia | Cuándo se indica que un contenido, una respuesta o una interacción se ha generado con IA |
| 7. Propiedad intelectual y fuentes | Comprobar fuentes antes de publicar; no reproducir textos, imágenes o código protegidos |
| 8. Incidentes | Qué hacer si se introduce un dato que no debía o si un error de la IA llega al cliente; a quién avisar y en qué plazo |
| 9. Formación y registro | Quién se forma, cuándo se repite, dónde se guarda el registro |
| 10. Responsable y revisión | Quién mantiene el documento y cada cuánto se revisa (al menos una vez al año y con cada herramienta nueva) |
La política se redacta en el taller de la sesión de formación, con el equipo delante, porque una política escrita por un abogado y enviada por correo no cambia lo que la gente hace el lunes. Si la formación ha servido se sabe a los 60 días, mirando uso real y horas, y lo explicamos en cómo medir si la formación ha servido.
¿Qué pasa si no formas al equipo?
El artículo 99, que fija las multas del reglamento, no incluye el artículo 4 entre las infracciones con sanción tarifada; las autoridades nacionales pueden adoptar medidas proporcionadas. El coste real está en otro sitio: datos de clientes en cuentas gratuitas, respuestas erróneas que llegan con tu logo y una plantilla que la estadística oficial ya señala como el freno principal.
El Banco de España, en su análisis de octubre de 2026, señala la falta de personal cualificado como barrera más citada para adoptar IA, por casi la mitad de las empresas, por delante del coste y de la incertidumbre legal. Es la misma barrera que el artículo 4 obliga a levantar: formar cumple la norma y quita el obstáculo que las propias empresas dicen tener.
El segundo coste es el de protección de datos. Si una persona del equipo pega un listado de clientes en una cuenta gratuita de un asistente, el problema no es el AI Act: es el Reglamento General de Protección de Datos, que sí tiene multas y una autoridad que las aplica desde hace años. La política de uso y las seis horas de formación son la medida más barata contra ese escenario.
El tercero no aparece en ningún registro: la IA que no rinde. Un equipo con licencias y sin formación produce correos más largos; la diferencia entre quien ve resultado y quien no está en el proceso y la formación, como contamos en IA para marketing en pymes: qué funciona y qué no.
¿Cuánto cuesta cumplir y cómo lo paga FUNDAE?
Un curso de alfabetización de seis horas para toda la plantilla cuesta desde 990 € por grupo de hasta doce personas en nuestro caso, y es bonificable: FUNDAE permite recuperar hasta 13 € por hora y participante en aula virtual o presencial, hasta 936 € para un grupo de doce. Con crédito suficiente, el coste neto para la pyme queda cerca de cero.
Nuestro curso C1 son dos sesiones de tres horas en la misma semana, en aula virtual en directo o presencial, con cinco bloques: qué es y qué no es la IA que ya usáis, qué puede salir mal, el AI Act en una página, el taller de política de uso y el control de calidad del resultado. Se sale con el registro, la política redactada, test inicial y final y certificado por persona. Cómo se organiza con varios grupos lo contamos en formar a 40 personas en seis semanas.
La bonificación funciona así. Cada empresa con trabajadores por cuenta ajena tiene un crédito anual para formación, calculado sobre lo cotizado por formación profesional el año anterior, que se descuenta de las cotizaciones a la Seguridad Social. Las bonificaciones de FUNDAE exigen comunicar el inicio con antelación, informar a la representación legal de los trabajadores si la hay y una duración mínima de dos horas. La gestión la hace una entidad organizadora: la gestoría, una plataforma de bonificaciones o el proveedor del curso.
| Plantilla | Parte del crédito disponible | Cofinanciación privada mínima |
|---|---|---|
| 1 a 5 trabajadores | Crédito mínimo de 420 € al año | 0 % |
| 6 a 9 | 100 % | 5 % |
| 10 a 49 | 75 % | 10 % |
| 50 a 249 | 60 % | 20 % |
| 250 o más | 50 % | 40 % |
El techo real es el módulo por hora y participante: 13 € en aula virtual o presencial. Seis horas por doce personas por 13 € son 936 €; si el curso cuesta 990 €, la pyme paga 54 € más la parte que su crédito no cubra. Para una empresa de tres personas con el crédito mínimo de 420 €, la bonificación se queda en esos 420 €. Cuanto más cerca esté el precio del módulo, más se recupera, y por eso diseñamos el curso con ese número delante.
Cuándo no hace falta contratar nada: si sois tres personas y quien dirige la empresa sabe de IA, puede dar la formación internamente, redactar la política con el esquema de arriba y guardar el registro. El reglamento no exige un proveedor externo. Exige que se haga y que se pueda enseñar.
Seguimos este tema en todos los artículos de IA para marketing.
Preguntas frecuentes
¿Vale un curso online grabado para cumplir el artículo 4?
El reglamento no lo prohíbe, pero la medida tiene que ser proporcionada y demostrable: un vídeo genérico sin adaptación a las herramientas y los datos de la empresa es difícil de defender. Para FUNDAE, la teleformación asíncrona bonifica con un módulo menor que el aula virtual en directo.
¿Hay que formar también a quien no usa IA?
A quien no la usa ni la va a usar en nombre de la empresa, no. El problema es saberlo: la obligación cubre a cualquier persona que opere sistemas de IA por cuenta de la empresa, incluidos colaboradores externos, y la IA integrada en herramientas habituales (correo, ofimática, CRM) cuenta.
¿Cada cuánto hay que repetir la formación?
El reglamento no fija un plazo. El criterio es que la alfabetización siga siendo suficiente para las herramientas y los usos actuales: una sesión anual de actualización y un módulo de incorporación para cada persona nueva es lo que recomendamos y lo que deja el registro al día.
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Elena lleva la formación en IA en We Love SEO: prepara los programas para equipos, sobre procesos reales y no sobre ejercicios de manual. Más sobre ella en el equipo.
