Para elegir entre Copilot, Gemini o ChatGPT en la empresa, mira dónde trabaja ya tu equipo. Si vivís en Microsoft 365, Copilot; si vivís en Google Workspace, Gemini; si no usáis ninguno de los dos, ChatGPT o Claude en su plan de empresa. El asistente que lee vuestros documentos sin copiar y pegar es el que se usa.
Este artículo es para gerentes, responsables de marketing y para quien lleva la informática en una pyme y tiene que decidir qué licencia pagar este año. También para quien ya paga una y ve que el equipo sigue usando la versión gratuita de otra desde el móvil.
Vas a encontrar una tabla con cinco criterios para comparar los tres, qué cambia en cada entorno, cuándo tiene sentido Claude y qué hacer antes de comprar licencias para todo el mundo. Es la conversación con la que empieza cualquier formación en IA alineada con el AI Act: la herramienta se decide antes de formar al equipo, no después.
¿Copilot, Gemini o ChatGPT: cuál conviene a una empresa?
Conviene el que ya vive donde están vuestros documentos, vuestro correo y vuestros permisos. Copilot trabaja dentro de Microsoft 365, Gemini dentro de Google Workspace y ChatGPT fuera de los dos. Para las tareas de una pyme, la calidad de las respuestas es parecida; lo que cambia es cuánto hay que copiar, pegar y administrar para usarlos cada día.
El motivo es mecánico. Un asistente integrado en la suite consulta documentos y correos con los permisos que cada persona ya tiene; uno independiente necesita que le subas el archivo o que conectes el repositorio. Cada copia y pegado es un punto por donde un dato de cliente puede acabar en una herramienta que nadie ha aprobado.
La moda va por otro camino. Cada pocos meses un modelo gana una comparativa y otro la pierde, y cambiar de entorno de trabajo por eso cuesta meses de migración y de formación. La pregunta útil es qué asistente va a usar tu equipo cada día sin salir de donde trabaja. Qué modelo gana la comparativa del mes importa mucho menos, y lo contamos con más contexto en la guía sobre por dónde empieza una pyme con la IA.
¿Qué criterios hay que comparar antes de elegir?
Cinco: dónde viven los documentos, cómo se administran accesos y permisos, qué hace el proveedor con los datos, cuánto cuesta y cuánta formación necesita el equipo para usarlo bien. Los tres primeros deciden casi siempre. El coste se mueve poco entre los tres para una pyme, y la formación depende más del equipo que de la herramienta.
| Criterio | Microsoft 365 Copilot | Gemini en Google Workspace | ChatGPT para empresas |
|---|---|---|---|
| Dónde viven los documentos | Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint y OneDrive | Gmail, Docs, Sheets, Drive y Meet | Fuera de la suite: se suben archivos o se conectan repositorios |
| Administración y permisos | Centro de administración de Microsoft 365; solo muestra lo que cada persona ya puede abrir | Consola de administración de Workspace; el administrador asigna licencias y se aplican los controles de datos de la organización | Panel propio del espacio de trabajo, separado de las cuentas de correo y de documentos |
| Tratamiento de datos | Según Microsoft, peticiones, respuestas y datos de la organización no entrenan sus modelos base; el tráfico de usuarios de la UE queda dentro de su límite de datos europeo, con excepciones que detalla su documentación | Según Google, el contenido no entrena modelos fuera de tu dominio sin permiso y no lo revisan personas | Según OpenAI, los planes de empresa no entrenan con tus datos por defecto |
| Coste | Según plan, publicado en su web | Según plan, publicado en su web | Según plan, publicado en su web |
| Formación necesaria | Pedir sobre documentos propios; antes, revisar qué está compartido en SharePoint y OneDrive | Pedir sobre Drive y Gmail; antes, revisar qué carpetas están abiertas a todo el dominio | Más peso en qué datos se suben y en cómo se comprueba lo que responde |
Lo de la tabla sale de la documentación de cada fabricante: la documentación de Microsoft 365 Copilot, la página de Gemini en Google Workspace y la de ChatGPT para empresas (en inglés). Son compromisos del proveedor, no auditorías independientes, y cambian con cada plan. Comprueba el tuyo antes de firmar y guarda la versión que leíste.
Sobre el coste no damos cifras: los tres cambian sus planes a menudo y un precio en un artículo caduca en meses. El dinero se suele ir en licencias pagadas para personas que no las abren, más que en la diferencia de precio entre proveedores.
¿Qué cambia si tu empresa trabaja en Microsoft 365?
Si trabajáis en Microsoft 365, Copilot es la opción por defecto: responde dentro de Word, Excel, Outlook y Teams con el contenido de la organización al que cada persona ya tiene acceso. Esa es su ventaja y también su riesgo, porque si los permisos de SharePoint y OneDrive están mal puestos, Copilot enseña lo que nadie debería ver.
Microsoft lo describe en su documentación de privacidad: el asistente accede a correos, chats, documentos y calendario a través de Microsoft Graph, la capa que conecta los datos de la organización, y solo muestra a cada usuario lo que podría abrir por su cuenta. Copilot no crea permisos nuevos, pero hace visibles los que ya existían. Una carpeta de nóminas compartida con toda la empresa hace años era un problema dormido; con un asistente que busca por ti, deja de estarlo.
Por eso el primer trabajo antes de activar licencias es revisar qué está compartido con quién. No hace falta un proyecto: una lista de las carpetas y sitios con datos sensibles (personal, clientes, finanzas) y una comprobación de quién tiene acceso. Es una tarde de trabajo para quien administra la cuenta y evita el incidente más fácil de prever.
La misma lógica de entorno vale para los paneles de datos. Si la empresa ya está en Microsoft, el panel de marketing suele encajar mejor en su herramienta que en una externa, y lo comparamos en Power BI o Looker Studio (desde abril de 2026 ha vuelto a llamarse Data Studio).
¿Y si tu empresa trabaja en Google Workspace?
Si trabajáis en Google Workspace, Gemini es la opción por defecto: redacta y resume en Gmail, Docs y Sheets, busca en Drive y toma notas en Meet sin sacar los documentos de la empresa. Google se compromete a no usar ese contenido para entrenar modelos fuera de vuestro dominio sin permiso, y a que no lo revisen personas.
Las preguntas frecuentes para empresas que acompañan a Gemini en Google Workspace añaden un punto útil para quien decide: se aplican automáticamente los controles de datos que la organización ya tenga, como la región de almacenamiento o la prevención de pérdida de datos. Son las preguntas que haría un delegado de protección de datos, y conviene tener la respuesta por escrito antes de activar nada.
El riesgo equivalente al de SharePoint está en Drive: documentos y carpetas compartidos con todo el dominio cuando solo debían verlos tres personas. Gemini respeta los permisos, así que el problema ya existía; el asistente solo lo hace más fácil de encontrar. La revisión previa es la misma que en Microsoft.
¿Qué elegir si no usáis ni Microsoft 365 ni Google Workspace?
Si la empresa trabaja con el correo de su hosting, archivos en un servidor y un programa de gestión propio, no hay entorno que aprovechar. Lo razonable entonces es un asistente independiente en plan de empresa, ChatGPT o Claude, y asumir que la conexión con los documentos y el resto de herramientas habrá que montarla.
ChatGPT para empresas (en inglés) es la opción más conocida, y eso tiene dos caras. Es probable que parte del equipo ya lo haya usado por su cuenta, así que la formación arranca desde un punto más alto; también hay hábitos de la cuenta personal que corregir. Lo que se compra con el plan de empresa es un panel para dar y quitar acceso y el compromiso de no entrenar con vuestros datos por defecto.
Esos hábitos son el shadow AI: si no das una herramienta de empresa, el equipo usa la suya, con los datos de la empresa dentro. Para que el asistente trabaje además con el CRM o el programa de gestión hace falta un flujo de automatización, en n8n por ejemplo, y conviene contarlo en el presupuesto desde el principio.
¿Cuándo tiene sentido Claude?
Claude tiene sentido en tres casos: cuando la empresa no vive en ninguna suite y quiere comparar dos asistentes independientes antes de pagar, cuando un equipo trabaja sobre todo con documentos largos y textos propios, y cuando se va a automatizar y se quiere el mismo modelo en los flujos. Funciona junto a Microsoft 365 y junto a Google Workspace.
Lo segundo es menos conocido. Según el centro de ayuda de Anthropic, Claude tiene conectores para Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Outlook y Teams) y para Google Workspace (Gmail, Calendar y Drive) que reflejan los permisos que cada persona ya tiene. En los planes Team y Enterprise los activa el propietario de la organización; el de Microsoft 365 necesita además el consentimiento de un administrador global de Microsoft Entra y empieza en modo de solo lectura.
Sobre los datos, Anthropic indica en su página de privacidad que por defecto no usa las entradas ni las respuestas de sus productos comerciales para entrenar modelos, salvo que el cliente lo permita o envíe comentarios de forma explícita. Es el mismo tipo de compromiso que el de los otros tres proveedores: se lee en el plan concreto y se guarda por escrito.
Cuándo no tiene sentido: como segunda licencia para toda la plantilla de una empresa que ya paga Copilot o Gemini. Dos asistentes para las mismas tareas duplican el gasto y la formación, y el equipo acaba usando el que tiene más cerca. Si un equipo pequeño lo necesita para su trabajo, se le dan licencias a ese equipo y no a todos.
¿Qué hay que hacer antes de pagar licencias para todo el equipo?
Antes de pagar licencias para todos, prueba con cinco personas durante 30 días, sobre tareas reales y con una métrica decidida de antemano: horas, correos respondidos, informes terminados. Mientras dura la prueba, escribe la política de uso y forma a la plantilla en lo básico, porque la ley lo exige con cualquiera de las tres herramientas.
- Decide el entorno, no el modelo: Microsoft 365, Google Workspace o ninguno de los dos.
- Revisa los permisos de las carpetas con datos de personal, clientes y finanzas antes de activar nada.
- Haz una prueba con cinco personas de equipos distintos, 30 días, tres tareas reales cada una.
- Escribe la política de uso: herramientas aprobadas, datos que no entran, quién revisa qué.
- Forma a toda la plantilla en lo básico y guarda un registro de quién se ha formado y cuándo.
- Decide con el dato de la prueba: licencias para quien la usó cada semana, no para todo el organigrama.
El Reglamento (UE) 2024/1689, el AI Act, obliga desde el 2 de febrero de 2025 a asegurar un nivel suficiente de alfabetización en IA del personal que la usa, y en España la supervisa la AESIA desde el 2 de agosto de 2026. La herramienta no cambia la obligación; cambia lo que hay que enseñar. Lo básico entra en nuestro curso de alfabetización de seis horas, desde 990 € por grupo de hasta doce personas y bonificable por FUNDAE.
Una parte de esa formación es comprobar lo que responde el asistente, sea cual sea: cifras, fechas, citas, enlaces. Ningún plan de empresa evita que un modelo se invente un dato, y lo explicamos en verificar lo que responde la IA.
Hay más sobre esto en la sección de IA para marketing del blog.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden tener dos asistentes de IA a la vez en la empresa?
Se puede, pero rara vez compensa para toda la plantilla. Lo razonable es uno para todos, el de vuestro entorno, y un segundo solo para el equipo que lo necesita por su trabajo, con su propia política de uso.
¿Puedo meter datos de clientes en el asistente?
En la versión gratuita, no. En el plan de empresa, con el contrato de encargo de tratamiento firmado y la configuración que impide entrenar con tus datos, sí, con límites: solo los datos que hagan falta para la tarea y nunca datos de salud sin una base legal clara. Esa regla tiene que estar escrita en la política de uso.
¿Merece la pena cambiar de Google Workspace a Microsoft 365, o al revés, por la IA?
Casi nunca. Migrar correo, documentos y permisos cuesta meses y formación, y la diferencia entre Copilot y Gemini para las tareas de una pyme no lo justifica. Se cambia de suite por otros motivos; la IA se elige después.
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Elena lleva la formación en IA en We Love SEO: prepara los programas para equipos, sobre procesos reales y no sobre ejercicios de manual. Más sobre ella en el equipo.
