Antes de automatizar nada
El error más caro no es automatizar mal. Es automatizar lo que no toca: lo vistoso en vez de lo que quita horas. Este mapa lo evita. Son dos horas con el equipo y una hoja. Al acabar sabéis qué automatizar primero, por qué, y cuánto vais a ahorrar.
Paso 1 · Lista lo que se hace a mano (45 min)
Reúne a quien hace el trabajo, no a quien lo dirige. Pregunta: «¿Qué haces cada semana que es siempre igual?». Apunta todo, sin filtrar. Ejemplos típicos en una pyme:
- Copiar leads del correo a una hoja o al CRM
- Enviar el mismo correo de confirmación o bienvenida
- Montar el informe mensual juntando números de varias herramientas
- Hacer presupuestos a partir de una plantilla
- Perseguir facturas o recordar citas
- Subir el mismo contenido a varias redes
- Meter facturas de proveedores en la contabilidad
- Avisar a alguien cuando pasa algo (pedido, caída, incidencia)
Paso 2 · Puntúa cada proceso (45 min)
Por cada línea, cuatro números del 1 al 5:
| Criterio | 1 | 5 |
|---|---|---|
| Frecuencia | Una vez al mes | Varias veces al día |
| Tiempo | Menos de 5 min | Más de 1 hora cada vez |
| Error | Nunca se equivoca nadie | Se equivoca a menudo y cuesta dinero |
| Reglas claras | Cada caso es distinto | Siempre se hace igual |
Puntuación = Frecuencia × Tiempo + Error + Reglas. Lo que pase de 15 se automatiza. Lo que esté entre 8 y 15, después. Lo que no llegue a 8, se queda a mano.
| Proceso | Frec. | Tiempo | Error | Reglas | Total | Horas/mes |
|---|---|---|---|---|---|---|
La columna horas/mes es frecuencia real × minutos. Es el número que convence a dirección.
Paso 3 · Decide los tres primeros (30 min)
De los que pasan de 15, elige tres. No más. Criterio de desempate: el que conecte menos herramientas va primero, porque sale en una semana y demuestra que funciona.
Para cada uno, apunta:
- Qué lo dispara (llega un correo, se rellena un formulario, es día 1, pasa una hora)
- Qué herramientas toca (CRM, hoja, correo, facturación, WhatsApp)
- Qué sale (un registro, un correo, un documento, un aviso)
- Qué pasa si falla (quién se entera y cómo)
Lo que no automatizamos todavía
Hay cosas que puntúan alto y aun así las dejamos a mano los primeros meses:
- Lo que toca dinero de clientes sin revisión humana
- Lo que responde a un cliente enfadado
- Lo que depende de un criterio que nadie ha escrito
- Lo que solo sabe hacer una persona y no está documentado
Primero se documenta, después se automatiza.
Cuánto cuesta
Depende de cuántas herramientas toque cada flujo; nuestros flujos empiezan en 450 €. Licencias: n8n alojado por vosotros, 0 €; en la nube, 20-60 € al mes. Compáralo con las horas al mes de tu hoja: ese es el cálculo que importa.
¿Quieres que lo hagamos contigo? Son dos horas, con tu semana abierta, y sales con la lista y el coste de cada uno. Te decimos también qué NO merece la pena. Ver el servicio